Έργο της υπεύθυνης αρχής είναι η εφαρμογή της υπ’ αριθ. 574/2007/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου από 23 Μαΐου 2007, καθώς επίσης και η διαχείριση και εφαρμογή του πολυετούς προγράμματος 2007 – 2013 και των ετησίων προγραμμάτων που υποστηρίζονται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Εξωτερικών Συνόρων. Ο σχεδιασμός τόσο του πολυετούς όσο και των ετησίων προγραμμάτων γίνεται στη βάση των στρατηγικών κατευθυντήριων γραμμών που υιοθετούνται από την Επιτροπή. Ευθύνεται για τη διαχείριση και την εφαρμογή του πολυετούς προγράμματος σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.
Ιδίως:
- διαβουλεύεται με τους εταίρους,
- υποβάλλει στην Επιτροπή προτάσεις πολυετών και ετήσιων προγραμμάτων,
- διοργανώνει και δημοσιεύει, εφόσον ενδείκνυται, προσκλήσεις για την υποβολή προσφορών και για την υποβολή προτάσεων,
- διοργανώνει την επιλογή των σχεδίων για συγχρηματοδότηση στα πλαίσια του Ταμείου,
- λαμβάνει τις πληρωμές της Επιτροπής και προβαίνει στην πληρωμή των τελικών δικαιούχων,
- εξασφαλίζει τη συνοχή και τη συμπληρωματικότητα μεταξύ των συγχρηματοδοτήσεων του Ταμείου και εκείνων που προβλέπονται στο πλαίσιο άλλων εθνικών και κοινοτικών χρηματοδοτικών μέσων,
- παρακολουθεί την παράδοση των συγχρηματοδοτούμενων προϊόντων και υπηρεσιών και ελέγχει το κατά πόσον οι δηλωθείσες δαπάνες για τις δράσεις έχουν όντως πραγματοποιηθεί και συμμορφώνονται με τους κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες,
- μεριμνά ώστε να υφίσταται σύστημα ηλεκτρονικής καταγραφής και αποθήκευσης της λογιστικής καταχώρισης κάθε δράσης που υπάγεται στα ετήσια προγράμματα και να συλλέγονται τα δεδομένα που αφορούν την υλοποίηση και απαιτούνται για την οικονομική διαχείριση, την παρακολούθηση, τον έλεγχο και την αξιολόγηση,
- διασφαλίζει ότι οι τελικοί δικαιούχοι και οι άλλοι οργανισμοί που συμμετέχουν στην εφαρμογή των συγχρηματοδοτούμενων από το Ταμείο δράσεων χρησιμοποιούν είτε ένα χωριστό σύστημα λογιστικής είτε ανάλογη λογιστική κωδικοποίηση όλων των συναλλαγών που έχουν σχέση με τη δράση, υπό την επιφύλαξη των εθνικών λογιστικών κανόνων,
- διασφαλίζει ότι οι αξιολογήσεις του Ταμείου που αναφέρονται στο άρθρο 51 πραγματοποιούνται εντός των προθεσμιών που καθορίζει το άρθρο 52 παράγραφος 2 και ότι ανταποκρίνονται στα πρότυπα ποιότητας που συμφωνήθηκαν μεταξύ της Επιτροπής και του κράτους μέλους,
- θεσπίζει διαδικασίες για την εξασφάλιση της διατήρησης σύμφωνα με τις απαιτήσεις του άρθρου 45 όλων των εγγράφων που αφορούν δαπάνες και λογιστικούς ελέγχους τα οποία απαιτούνται για να εξασφαλισθεί κατάλληλη διαδρομή ελέγχου,
- διασφαλίζει ότι η ελεγκτική αρχή λαμβάνει, για τους σκοπούς της διεξαγωγής των λογιστικών ελέγχων που ορίζονται στο άρθρο 32, παράγραφος 1, όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες διαχείρισης και για τα συγχρηματοδοτούμενα από το Ταμείο σχέδια,
- εξασφαλίζει ότι η αρχή πιστοποίησης λαμβάνει όλες τις αναγκαίες πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες και τις επαληθεύσεις που πραγματοποιήθηκαν σε σχέση με δαπάνες για τους σκοπούς της πιστοποίησης,
- συντάσσει και διαβιβάζει στην Επιτροπή εκθέσεις προόδου και τελικές εκθέσεις σχετικά με την εφαρμογή των ετησίων προγραμμάτων, δηλώσεις δαπανών πιστοποιούμενες από την αρχή πιστοποίησης και αιτήσεις πληρωμών, ή ανάλογα με την περίπτωση, δηλώσεις επιστροφής,
- παρέχει πληροφορίες και συμβουλές, και εξασφαλίζει τη διάδοση των αποτελεσμάτων των υποστηριζόμενων δράσεων,
- συνεργάζεται με την Επιτροπή και με τις υπεύθυνες αρχές των άλλων κρατών μελών,
- επαληθεύει την εφαρμογή από τους τελικούς δικαιούχους των κατευθυντηρίων γραμμών που αναφέρονται στο άρθρο 35, παράγραφος 6.
Στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων διαχείρισης των ετησίων προγραμμάτων η Υπεύθυνη Αρχή έχει υπογράψει Μνημόνια Συνεργασίας με τους Φορείς Υλοποίησης που είναι: α) Η Ελληνική Αστυνομία β) Το Υπουργείο Εξωτερικών και γ) Το Υπουργείο Εμπορικής Ναυτιλίας Αιγαίου και Νησιωτικής Πολιτικής.
[Απόφαση αριθ. 574/2007/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Μαΐου 2007 για τη σύσταση του Ευρωπαϊκού Ταμείου Εξωτερικών Συνόρων, για την περίοδο 2007 έως 2013, ως μέρος του γενικού προγράμματος «Αλληλεγγύη και διαχείριση των μεταναστευτικών ροών»].
